Política de Protección de Datos

Te invitamos a conocer nuestra política de privacidad y cómo protegemos tus datos personales.

Docus Software SpA (en adelante, "Docus") es una empresa legalmente constituida, con domicilio en Santiago, Región Metropolitana, correo electrónico hola@docusapp.com, que ofrece plataformas y soluciones tecnológicas de gestión documental y automatización legal, centralizando tareas en un entorno de fácil uso y acceso remoto, optimizando el tiempo y los procesos de manera eficiente.

Docus asegura la máxima reserva y protección de aquellos datos de carácter personal y la debida reserva de la información confidencial de las empresas y/o personas que han suscrito contratos con Docus, o que ingresen a nuestra Plataforma Online/Aplicación con ocasión de la contratación de los Servicios ofrecidos, o que simplemente ingresen a nuestra plataforma tanto para buscar información al respecto, como para saber más sobre Docus y sus servicios.

1. Recopilación de información y protección de datos

Docus podrá solicitar y recabar las siguientes categorías de su información personal, aplicando estrictas medidas de protección de datos que incluyen, pero no se limitan a las siguientes:

a. Información de identificación

Se te solicitará que proporciones información de identificación para confirmar que eres una empresa legalmente constituida o un usuario autorizado.

b. Información de uso

Toda la información, documentos y datos que el Usuario cargue y disponga en la Plataforma Online/Aplicación para efectos de la prestación de los Servicios.

b bis. Analítica de uso con Microsoft Clarity

Con tu consentimiento previo y expreso (finalidad «Analíticas» del aviso de privacidad), Docus emplea Microsoft Clarity para elaborar mapas de calor y reproducciones de la navegación, con la única finalidad de mejorar la usabilidad de la Plataforma. Microsoft Ireland Operations Limited actúa como responsable respecto de sus propias finalidades sobre esos datos, conforme a su Declaración de Privacidad, y los aloja en infraestructura Azure. El contenido de los documentos, los datos de contactos y los campos de formulario se enmascaran en el navegador antes de que Clarity envíe dato alguno a Microsoft, y la identidad del usuario se le transmite como un código irreversible. El tratamiento por los proveedores de inteligencia artificial se rige por la letra b ter. Las pantallas de firma y el portal de contrapartes quedan excluidos. El consentimiento es revocable en cualquier momento desde Configuración.

b ter. Procesamiento con inteligencia artificial

Docus emplea modelos de inteligencia artificial de terceros para operar su asistente Otto y sus funciones de análisis de documentos. Este tratamiento se sujeta a las siguientes condiciones:

• Proveedores: Anthropic (Anthropic, PBC) y OpenAI (OpenAI OpCo, LLC), ambos con sede en Estados Unidos, que procesan la información por cuenta de Docus Software SpA conforme a los términos comerciales de cada proveedor y al acuerdo de tratamiento de datos incorporado en ellos.
• Finalidad: generar la respuesta o el resultado de la función que se ejecuta: conversar con Otto, preparar y redactar documentos, resumir, explicar, comparar y revisar contratos, clasificar e importar documentos, detectar obligaciones y fechas, sugerir quién firma en cada línea de firma, describir plantillas, armar reglas de aprobación y medir contra un playbook las propuestas de una contraparte. Según los términos de cada proveedor, la información no se emplea para entrenar sus modelos sin autorización de Docus, que no la ha otorgado.
• Sin consentimiento separado: a diferencia de la analítica de uso (letra b bis) y de los datos biométricos de la verificación de identidad, Docus no solicita un consentimiento específico para este tratamiento, que forma parte de los Servicios que el Usuario utiliza o que la Empresa Cliente configura.
• Datos tratados: lo que el Usuario escribe en esas funciones, incluidos los formularios con que prepara documentos; el contenido de los documentos, plantillas y propuestas de cambio involucrados, que puede ser un documento completo; y los datos de la cuenta que cada función consulta (los datos legales de la Empresa Cliente, los títulos, estados, fechas y firmantes de los documentos, las notas internas del equipo con su autor y los contactos de la libreta). Pueden incluir datos personales de terceros (contrapartes, firmantes, contactos y miembros del equipo) y, si el documento los contiene, datos sensibles. Algunas funciones se ejecutan automáticamente al subir, firmar o preparar el envío a firma de un documento, al guardar una plantilla o cuando una regla de aprobación de la Empresa Cliente lo exige.
• Conservación por el proveedor: por regla general, hasta 30 días, según lo que cada proveedor publica y la configuración con que Docus usa sus servicios. Puede conservarse por más tiempo cuando la ley lo exige o para hacer cumplir sus políticas de uso (en Anthropic, hasta dos años para un contenido que sus sistemas de seguridad marquen como contrario a ellas).
• Conservación por Docus: la conversación con Otto en la web no se almacena en los servidores de Docus. La de WhatsApp conserva sus últimos 24 mensajes y los datos dictados para el documento en curso hasta que se crea el borrador o se recibe un PDF, y su eliminación puede solicitarse a hola@docusapp.com. De cada uso se registran la función, el usuario, la fecha, el modelo, el volumen de texto procesado y, si falló, el mensaje de error. El resultado de cada función se conserva junto al documento al que corresponde.
• Transferencia internacional: la información puede procesarse fuera de Chile, en Estados Unidos u otros países donde operan estos proveedores.
• Canal de WhatsApp: cuando el Usuario conversa con Otto por WhatsApp, los mensajes, los archivos y las respuestas transitan además por WhatsApp, servicio de Meta, y por Kapso, proveedor de la conexión entre WhatsApp y Docus.
• Decisiones automatizadas: estas funciones no firman ni envían a firma; responden, proponen, resumen, redactan, clasifican, revisan o sugieren, y el envío a firma y la firma de un documento los realiza siempre una persona. Cuando una regla de aprobación de la Empresa Cliente se condiciona al contenido del documento o a su revisión contra un playbook, el resultado del modelo determina si esa regla se aplica: si concluye que la condición no se cumple, el documento puede enviarse a firma sin esa aprobación; si concluye que se cumple, si no tiene certeza o si la revisión no pudo hacerse, la regla se aplica.

c. Otra información recopilada

Docus podrá también recabar la siguiente información bajo protocolos seguros:

Información recopilada mediante Cookies y Web Beacons: utilizamos varias tecnologías para recopilar información, y esto puede incluir el envío de cookies a su ordenador o dispositivo móvil. Las cookies son pequeños archivos de datos que se almacenan en el disco duro o en la memoria del dispositivo por un sitio web. Entre otras cosas, las cookies apoyan la integridad de nuestro proceso de registro, retienen sus preferencias y configuración de la cuenta, y ayudan a evaluar y recopilar estadísticas agregadas sobre la actividad del Usuario. También podemos recopilar información a través de web beacons, que son imágenes electrónicas que pueden ser utilizadas en nuestros Servicios o correos electrónicos. Podemos utilizar web beacons para generar las cookies, contar visitas, comprender el uso y determinar si un correo electrónico ha sido abierto y utilizado.

Información Técnica y de Navegación: podemos recoger la información del tipo de navegador, la dirección de protocolo de internet (IP), páginas visitadas y el tiempo promedio de permanencia en nuestro Sitio Web/Aplicación. Esta información puede ser utilizada, por ejemplo, para avisarle al Usuario de los problemas de compatibilidad de software, o puede ser analizada para mejorar nuestro diseño web y funcionalidad.

Nota importante sobre el origen y la protección de datos

Cabe mencionar que, en ciertos contextos de servicios corporativos, el Usuario final no entrega de forma directa su información personal o laboral a Docus, sino que se la entrega a su Empleador o a la Empresa Contratante del servicio. Dichos datos de cada Usuario son aportados por la Empresa Cliente al momento de cargar la información o configurar los accesos a través de la Plataforma Docus y son administrados por esta.

En base a lo anterior, cualquier error de información, duda o consulta sobre la misma, el Usuario deberá comunicarse directamente con su Empleador o el Administrador de dicha cuenta, quien será el único que podrá gestionar y proteger dichos datos en la cuenta de su empresa.

Datos biométricos (verificación de identidad al firmar)

Cuando la Empresa Cliente exige verificar la identidad de quienes firman un documento, se solicita al firmante una fotografía de su documento de identidad y una fotografía de su rostro. Se trata de datos personales sensibles, y su tratamiento se sujeta a las siguientes condiciones:

• Consentimiento previo y expreso del firmante, prestado en la propia pantalla de firma antes de capturar nada. Sin esa autorización la verificación no se inicia.
• Finalidad única: acreditar la identidad de quien firma ese documento determinado. No se emplean para perfilado, publicidad, entrenamiento de modelos ni ninguna finalidad distinta.
• Encargado del tratamiento: la captura y el análisis los ejecuta un proveedor especializado por cuenta de Docus Software SpA, bajo un acuerdo de tratamiento de datos, con la información alojada en la Unión Europea y cifrada en tránsito y en reposo.
• Docus no conserva las imágenes. En los sistemas de Docus solo queda el resultado de la verificación (aprobación, puntajes, tipo y país del documento y los últimos cuatro dígitos de su número), que es lo necesario para acreditar la firma.

Esta verificación refuerza la evidencia de identidad de la firma electrónica simple regulada por la Ley 19.799. No constituye firma electrónica avanzada, que exige un certificado emitido por un prestador acreditado ante la Entidad Acreditadora chilena.

2. Uso de información y tratamiento de datos

Podemos utilizar la información que el Usuario proporciona para cumplir con sus solicitudes de nuestros Servicios, para responder a sus preguntas acerca de nuestras soluciones y para ofrecerle otros productos, programas o servicios que creemos que pueden ser de interés para el Usuario y sus colaboradores.

Podemos utilizar su información para ayudar a completar operaciones que el Usuario solicite, para verificar la existencia y el estado de su perfil de usuario, o para ayudar con una transacción o firma de documentos. También podemos utilizar la información del Usuario para mejorar y personalizar los Servicios y las soluciones relacionadas, incluidos los productos y servicios futuros, así como utilizar los datos para fines estadísticos y de estudio, previo procedimiento de disociación de los mismos. Por ejemplo, podemos utilizar su información para pre-rellenar campos de formulario en el Sitio Web/Aplicación para su conveniencia.

La suscripción al Servicio, la aceptación de estas Condiciones Generales, de la Política de Protección de Datos y de la Política de Cookies constituyen una manifestación expresa del consentimiento al tratamiento de datos y al uso de las Cookies conforme a dichas políticas.

Integración con Google: se utilizan los datos de Google del cliente bajo estrictos estándares de protección de datos con los siguientes propósitos: ver, editar, compartir y borrar eventos en Google Calendar, así como enviar avisos directamente desde la página con el fin de realizar notificaciones y/o recordatorios relacionados con la gestión de la plataforma.

3. Seguridad y protección de datos

Tomamos las medidas técnicas y organizativas razonables, incluidas las barreras firewalls, técnicas de encriptación SSL y procedimientos de autenticación, para garantizar la protección de datos y resguardar su información personal respecto de pérdidas, robo, mal uso y acceso no autorizado, revelación, alteración y destrucción. El Usuario acepta, sin embargo, que ningún sistema es perfectamente seguro. El Usuario, a su propio riesgo, utiliza el Sitio Web/Aplicación o los Servicios, y nos proporciona su Información Personal.

4. Comunicaciones informativas y promocionales

Podemos proveer a nuestros Usuarios registrados correos electrónicos de alertas, notificaciones de documentos y resúmenes de su actividad en el Servicio, así como permitirles suscribirse a boletines de correo electrónico y de vez en cuando enviar mensajes de correo electrónico que promuevan a Docus o productos o servicios de terceros relacionados.

Los Usuarios registrados tienen la posibilidad de optar por no recibir nuestros correos electrónicos promocionales y poner fin a sus suscripciones a boletines siguiendo las instrucciones en los mensajes de correo electrónico. La inhabilitación de lo indicado no va a terminar la transmisión de mensajes de correo electrónico estrictamente relacionados con el Servicio, tales como alertas de flujo de documentos o notificaciones del sistema. También podremos promover a través de la Plataforma Online/Aplicación otros productos, programas o servicios que creamos que puedan ser de interés para el Usuario y sus colaboradores.

5. Derechos, retención y protección de datos de los usuarios

Si el Usuario desea ejercer sus derechos de acceso a la Información Personal que ha proporcionado a su Empleador/Empresa contratante, o solicitar la corrección de cualquier información inexacta, es posible corregir cierta información a través de su perfil de usuario o, de lo contrario, solucionarlo de forma directa con el Administrador de dicha cuenta. Para solicitudes directas de protección de datos a la plataforma, puede canalizarlas a través de hola@docusapp.com.

Cabe mencionar que, si una empresa se da de baja o desea terminar con el Servicio de Docus, incluso después de cancelar el registro, se podrán conservar copias archivadas de la información de dicha Empresa por un período de tiempo que sea consistente con la Ley Aplicable y los compromisos contractuales de respaldo, seguridad y protección de datos.

6. Transición de negocios

En el caso que otra entidad se fusione o adquiera a Docus o sustancialmente todos sus activos, la Información Personal del Usuario podrá ser transferida a dicho sucesor o entidad adquirente, bajo los mismos compromisos de confidencialidad y protección de datos aquí pactados.

7. Cambios de nuestra Política de Privacidad y Protección de Datos

Nos reservamos el derecho de realizar cambios en estas Políticas de Privacidad y Protección de Datos unilateralmente de vez en cuando, por tanto, por favor revísela con frecuencia. El Usuario puede revisar los cambios realizados en cualquier momento a través del enlace que para tales efectos esté disponible en la plataforma.

De acuerdo con nuestros Términos y Condiciones de Servicio y el Contrato de Prestación de Servicios firmado entre el Cliente y Docus, el Usuario se compromete a aceptar las comunicaciones y/o publicaciones de versiones revisadas de estas Políticas de Privacidad y Protección de Datos y acepta que este tipo de comunicaciones electrónicas o publicaciones constituyen la notificación válida de la versión revisada. Los cambios se aplican inmediatamente después de su publicación.