Política de Privacidad

La presente Política de Privacidad establece los términos en que Docus Software SpA usa y protege la información que es proporcionada por sus usuarios al momento de utilizar su sitio web y plataformas.

Nuestra empresa está profundamente comprometida con la seguridad de los datos de sus usuarios. Cuando te pedimos llenar los campos de información personal con la cual puedas ser identificado, lo hacemos asegurando que sólo se empleará de acuerdo con los términos de este documento.

Sin embargo, esta Política de Privacidad puede cambiar con el tiempo o ser actualizada, por lo que te recomendamos y enfatizamos revisar continuamente esta página para asegurarte de que estás de acuerdo con dichos cambios.

1. Información que es recogida

Nuestro sitio web y plataformas podrán recoger información personal; por ejemplo: nombre, información de contacto como tu dirección de correo electrónico e información demográfica. Asimismo, cuando sea necesario, podrá ser requerida información específica para procesar alguna solicitud, gestión de contacto o información adicional solicitada en nuestro sitio.

Verificación de identidad al firmar (datos biométricos)

Cuando quien envía un documento a firma exige verificar la identidad de los firmantes, se solicita a cada firmante una fotografía de su documento de identidad y una fotografía de su rostro (selfie). Con ellas se comprueba que el documento sea auténtico, que quien está frente a la cámara sea una persona real y presente, y que su rostro corresponda al del documento.

Estos datos son datos personales sensibles conforme a la Ley 21.719 y se tratan únicamente con esa finalidad: acreditar la identidad de quien firma un documento determinado. No se usan para perfilado, publicidad ni ninguna finalidad distinta, y la verificación solo ocurre si el firmante la autoriza expresamente antes de iniciarla.

Docus no conserva las imágenes. La captura y el análisis los realiza un proveedor especializado que actúa como encargado del tratamiento por cuenta de Docus Software SpA, bajo un acuerdo de tratamiento de datos, con la información alojada en la Unión Europea y cifrada en tránsito y en reposo. En los sistemas de Docus solo se conserva el RESULTADO de la verificación: si fue aprobada, sus puntajes, el tipo y país del documento presentado y los últimos cuatro dígitos de su número. Las imágenes se conservan en el proveedor por el plazo definido para poder acreditar la firma ante un tribunal si fuera necesario.

Esta verificación refuerza la evidencia de identidad de la firma electrónica simple que emite Docus conforme a la Ley 19.799. No constituye firma electrónica avanzada, que requiere un certificado emitido por un prestador acreditado ante la Entidad Acreditadora chilena.

Inteligencia artificial: Otto y el análisis de documentos

Docus usa modelos de inteligencia artificial de dos proveedores con sede en Estados Unidos: Anthropic (Anthropic, PBC) y OpenAI (OpenAI OpCo, LLC). Con ellos funciona Otto, el asistente de Docus, que conversa contigo y te ayuda a preparar documentos. También funcionan con ellos las herramientas que resumen, explican, comparan y revisan contratos, leen los documentos que importas o subes, detectan las obligaciones y fechas de un contrato, sugieren quién firma en cada línea de firma de un PDF, describen para qué sirve una plantilla, arman una regla de aprobación a partir de lo que describes y miden contra el playbook de tu empresa los cambios que propone una contraparte.

Cuando se usa una de estas funciones, se envía al proveedor la información con que esa función trabaja, que puede ser un documento completo: lo que escribes en ella, ya sea a Otto o en el formulario con que preparas un documento; el texto de los documentos, plantillas o propuestas de cambio involucrados; y datos de tu cuenta que la función consulta para responderte, como el nombre y los datos legales de tu empresa, los títulos, estados, fechas y firmantes de tus documentos, las notas rápidas que tú o tu equipo dejaron (con el nombre de quien las escribió) y los contactos que Otto busca. Esa información puede incluir datos de otras personas, como contrapartes, firmantes, contactos y personas de tu equipo (por ejemplo, nombres, RUT, domicilios, montos y fechas), y cualquier otro dato que un documento contenga, incluidos datos sensibles como los de salud si el documento los trae. Algunas funciones corren solas, sin que las pidas: clasificar un documento al subirlo, detectar las obligaciones de un contrato al firmarse, sugerir quién firma en cada línea al preparar el envío de un PDF, describir una plantilla al guardarla y revisar un contrato cuando una regla de aprobación de tu empresa lo pide.

Docus Software SpA contrata a estos proveedores según los términos comerciales de cada uno, que incluyen un acuerdo de tratamiento de datos, y ellos procesan la información por cuenta de Docus. Según esos términos, no la usan para entrenar sus modelos sin autorización de Docus, y Docus no la ha dado. Según lo que cada proveedor publica, y con la configuración con que Docus usa sus servicios, por regla general la eliminan dentro de 30 días. Pueden conservarla más tiempo cuando la ley lo exige o para hacer cumplir sus políticas de uso: por ejemplo, Anthropic puede conservar hasta dos años un contenido que sus sistemas de seguridad marquen como contrario a esas políticas. La información puede procesarse fuera de Chile, en Estados Unidos u otros países donde operan estos proveedores, lo que constituye una transferencia internacional de datos.

Si usas Otto por WhatsApp, tus mensajes, los archivos que le envías y sus respuestas pasan además por WhatsApp, un servicio de Meta, y por Kapso, el proveedor que conecta WhatsApp con Docus. Lo dicho sobre entrenamiento y conservación se refiere a los dos proveedores de inteligencia artificial.

Lo que conserva Docus. La conversación con Otto en la web no se guarda en los servidores de Docus: queda guardada solo en tu navegador, y en el chat de Otto puedes borrarla con «Limpiar historial». Por WhatsApp, Docus guarda los últimos 24 mensajes de la conversación y los datos que le dictaste para el documento en curso, para que Otto siga donde quedó; esa conversación se reinicia cuando Otto crea el borrador o cuando le envías un PDF, y puedes pedir que se borre escribiendo a hola@docusapp.com. De cada uso de estas funciones, Docus registra cuál se usó, quién la usó, cuándo, con qué modelo, cuánto texto se procesó y, si falló, el mensaje de error. Lo que una función entrega (por ejemplo, el tipo y las partes de un documento subido, o las obligaciones de un contrato) queda guardado junto al documento al que corresponde mientras este se conserve.

Docus no te pide un consentimiento aparte para estas funciones, como sí lo hace con la analítica y con la verificación de identidad: son parte del servicio que usas o que contrató tu empresa.

Estas funciones no firman ni envían a firma por ti: responden, proponen, resumen, redactan, clasifican, revisan o sugieren, y Otto puede crear un borrador o mandar un recordatorio de aprobación cuando se lo pides. El envío a firma y la firma de un documento los hace siempre una persona. Hay un punto en que la respuesta de la inteligencia artificial sí decide algo: cuando una regla de aprobación de tu empresa pregunta por el contenido de un contrato (por ejemplo, si trae una cláusula de exclusividad) o pide revisarlo contra un playbook. Si la revisión concluye que la condición no se cumple, el contrato puede enviarse a firma sin esa aprobación; si concluye que se cumple, si no queda segura o si no pudo hacerse, la aprobación queda en manos de una persona.

Si quieres saber qué proveedor trató tus datos, o ejercer tus derechos sobre ellos, escríbenos a hola@docusapp.com.

Tratamiento de datos de uso interno

Docus Software SpA registra eventos anonimizables de uso de la plataforma por parte de usuarios autenticados (navegación entre páginas y acciones críticas como creación de contratos, envío a firma y firma electrónica) con el único propósito de mejorar el producto. Estos registros NO se comparten con terceros, salvo lo descrito en el punto siguiente, NO se utilizan para perfilado comercial fuera de Docus y se anonimizan automáticamente transcurridos 90 días desde su creación (el identificador del usuario se reemplaza por nulo, preservando solo agregados estadísticos).

Mapas de calor y grabaciones de sesión. Si aceptas la finalidad «Analíticas» en el aviso de privacidad, usamos Microsoft Clarity para ver cómo se usa Docus: dónde se hace clic, hasta dónde se desplaza la pantalla y reproducciones de la navegación. Clarity no recibe el contenido de tus documentos, los datos de tus contactos ni lo que escribes en los campos: se enmascaran en tu navegador antes de que envíe nada. Tu identidad viaja como un código irreversible, nunca como tu correo o tu nombre. Microsoft actúa como responsable de sus propias finalidades respecto de estos datos, conserva las grabaciones 30 días y los datos agregados hasta 9 meses en sus servidores de Azure, y los trata según su Declaración de Privacidad. Puedes retirar tu consentimiento cuando quieras desde Configuración → Preferencias de privacidad, y desde ese momento no se graba nada más. Las páginas de firma y del portal de contrapartes nunca se graban.

Si deseas acceder al detalle de los eventos registrados sobre tu cuenta, o solicitar su eliminación anticipada, puedes escribir a hola@docusapp.com indicando claramente tu solicitud y acreditando tu identidad.

2. Uso de la información recogida

Nuestro sitio web emplea la información con el fin de proporcionar el mejor servicio posible, particularmente para mantener un registro de usuarios, gestionar los servicios contratados y asegurar la mejora continua de nuestros productos y soluciones tecnológicas.

Es posible que sean enviados correos electrónicos periódicamente a través de nuestro sitio con información que consideremos relevante para ti o que pueda brindar algún beneficio. Estos correos electrónicos serán enviados a la dirección que proporciones y podrán ser cancelados en cualquier momento.

3. Cookies

Una cookie se refiere a un fichero que es enviado con la finalidad de solicitar permiso para almacenarse en tu ordenador. Al aceptar dicho fichero, la cookie se crea y sirve entonces para obtener información respecto al tráfico web, facilitando las futuras visitas a una web recurrente.

Nuestro sitio web emplea las cookies para poder identificar las páginas que son visitadas y su frecuencia. Esta información es empleada únicamente para análisis estadístico y luego la información se elimina de forma permanente. Puedes eliminar las cookies en cualquier momento desde tu ordenador. Sin embargo, las cookies ayudan a proporcionar un mejor servicio de los sitios web; estas no dan acceso a información de tu ordenador ni de ti, a menos de que tú así lo quieras y la proporciones directamente.

Puedes aceptar o negar el uso de cookies; sin embargo, la mayoría de los navegadores aceptan cookies automáticamente, pues sirve para tener un mejor servicio web. También puedes cambiar la configuración de tu ordenador para declinar las cookies. Si se declinan, es posible que no puedas utilizar algunos de nuestros servicios.

4. Enlaces a terceros

Este sitio web podría contener enlaces a otros sitios que pudieran ser de tu interés. Una vez que hagas clic en estos enlaces y abandones nuestra página, ya no tenemos control sobre el sitio al que eres redirigido y, por lo tanto, no somos responsables de los términos, privacidad ni de la protección de tus datos en esos otros sitios terceros. Dichos sitios están sujetos a sus propias políticas de privacidad, por lo cual es recomendable que los consultes para confirmar que estás de acuerdo con estas.

5. Vencimientos en tu calendario

Docus te permite suscribir tu calendario a los vencimientos de tus contratos. Funciona en una sola dirección: nosotros publicamos un enlace privado con un archivo de calendario (formato .ics) y tu aplicación de calendario lo lee cada cierto tiempo.

Docus no accede a tu cuenta de Google ni a ninguna otra cuenta de calendario. No pedimos permisos sobre ella, no leemos tus eventos, no creamos ni modificamos nada en tu calendario, y no almacenamos credenciales de terceros para este fin.

Qué contiene el enlace

• Título del contrato, fecha de vencimiento y un enlace para abrirlo en Docus. Nada más: el contenido del contrato no viaja en el archivo.
• El enlace incluye un token secreto propio de tu cuenta y de tu organización. Quien tenga ese enlace puede ver esa lista de vencimientos, así que trátalo como una contraseña.

Cómo cortarlo

Puedes revocar el enlace cuando quieras desde Docus, en la sección de vencimientos. Al revocarlo deja de entregar información de inmediato y tu calendario simplemente no vuelve a recibir actualizaciones; también puedes eliminar la suscripción desde tu propia aplicación de calendario.

6. Derechos de los titulares

Tienes los siguientes derechos respecto a tus datos personales:

• Acceder a tus datos.
• Solicitar la rectificación o eliminación de tus datos.
• Oponerte al tratamiento cuando proceda.
• Solicitar la cancelación del envío de comunicaciones comerciales o informativas.

Para ejercer estos derechos, puedes escribirnos indicando claramente tu solicitud y acreditando tu identidad al siguiente correo electrónico centralizado: hola@docusapp.com.

7. Control de tu información personal

Docus Software SpA no venderá, cederá ni distribuirá la información personal que es recopilada sin tu consentimiento, salvo que sea requerido por un juez con una orden judicial.

Docus Software SpA se reserva el derecho de cambiar los términos de la presente Política de Privacidad en cualquier momento.

Las políticas aquí descritas aplican a los sitios www.docusapp.com y www.docus.cl.